No.086 · AI 学习 · 2026.10.08 · 9 MIN READ

给 AI 布置任务，要像给新同事写任务单

交代清楚背景、材料、格式、验收和禁区，比琢磨措辞更管用。

Leooo　COO · HUDOO-TECH

任务单五要素：背景、材料、格式、验收、禁区

Anthropic 的提示词官方文档建议，把它家的模型 Claude 当成一个聪明但新来的员工：它不了解你们的规矩和流程，你交代得越准，结果越好。

要素	写什么	少了会怎样	官方文档怎么说
背景	这件事给谁看、用来做什么、对方是什么行业	AI 按「通用读者」去写，话说得对，但不对路	Anthropic：说明指令背后的原因，能帮模型更好地理解目标
输入材料	原始邮件、产品资料、价格表、可以引用的链接	AI 自己补，补出来的经历和数字读起来像真的	Gemini：把模型需要的信息写进提示，不要假定它已经知道
输出格式	长度、结构、语言，用表格还是列表	每次交回来的格式都不一样，没法直接用	Anthropic：明确说明想要的输出格式和约束
验收标准	能逐条检查的条件，比如必须写明型号、数量、交期	只能凭感觉判断好坏，下次还会犯同样的错	OpenAI 把提示词工程定义为：写出让模型稳定交出符合要求内容的指令
禁区	不许自己编数字、不许自己编价格、不许提竞品	AI 为了把活干完，会去碰你没说不能碰的东西	Gemini：可以在提示里写明要做什么、不要做什么

拿「整理询盘要点」举例，一份写全了的任务单长这样：

• 背景：这是一封海外采购发来的询盘，整理结果给跟单看，用来决定当天怎么回复。
• 材料：附上询盘原文；材料里没有的信息，一律标「原文未提及」，不许补。
• 格式：中文列表，依次写产品型号、数量、交期、目的国、对方的特殊要求。
• 验收：型号、数量、交期、目的国四项都要列出：原文有的，能在原文里找到对应的句子；原文没有的，标「原文未提及」。
• 禁区：不报价、不替我们承诺交期、不猜对方公司的背景，因为这些会直接影响怎么回复客户。

还可以附上示例。Anthropic 文档建议放 3–5 个彼此不同的示例，免得模型学到你不想要的模式；Gemini 文档 2026 年 9 月的版本也建议提示里总是附上示例。

外贸团队学 AI 的第一步讲了怎么挑任务；挑好之后，交代得清不清楚，决定了 AI 交回来的东西要返工多少。

输入材料：不给素材，AI 会自己补

任务单里最容易漏的是材料。很多人以为 AI 什么都知道，其实它不知道你的客户、你的产品，更不知道你们公司的流程。

我们的写手 AI 就出过这样的错。一篇讲网站技术底座的文章，讲到 SSL 证书过期时，它写了一句「我在客户案例里见过因此白丢一整周询盘的」，这是编出来的时长个案。

另一批由 AI 扩写的旧文里，写手 AI 描述了互旦的流程和官网页面内容，可官网案例其实全部匿名，那些描述是它编的。

这两处都在发布前查出、改掉了。它们读起来都很顺，光看文字挑不出毛病。

对策是把材料给全，并且写明「材料里没有的，不许补」。外链也一样：最早一批文章，第三方外链只能从 18 条实测能打开的候选里取，不让写手自己找。

后来写手 AI 可以自己找链接，但每条都要打开原文核对，再由独立审稿 AI 逐条重开。

验收标准：写成能逐条检查的条件

能逐条检查的条件，我们写进了检查脚本：正文段落不超过 80 个汉字、每篇 6 个 FAQ、至少 5 个带单位的数据点，不达标就退回。

但验收标准一旦能被机器检查，AI 就可能为了过关去凑。有一篇稿子的写手 AI，用「2 个大类」「只看 2 条」这种说法，凑够了数据点的数量。

那篇稿子被打回了，作业单里补了一句：不许为过闸凑数。可后来另一批稿子，独立审稿 AI 首轮又抓到了凑数过闸。

所以验收标准和禁区要一起写，能挡掉一部分；剩下的，还得靠逐条核。

禁区要单独列，还要写明原因

要求写得再细，也挡不住 AI 去碰你没说不能碰的东西，所以禁区要单独列。Anthropic 文档还建议，禁止的事最好连原因一起写。

它举的例子是：与其写「绝不用省略号」，不如写「回答会被语音朗读，朗读引擎读不出省略号，所以不要用」。Claude 知道了原因，就能举一反三。

• 不编价格和测试数据：价格、测试值一律来自你给的材料，因为它们会直接变成对客户的承诺。
• 不编机构名和出处：引用研究要写出机构名和年份，查不到原文就不写，因为读者和客户会去核。
• 不提竞品：对外内容里不出现竞争对手的名字，免得引起争议，也免得替别人做宣传。
• 不写别人的名字：客户联系人、同事、被引用的人，没同意公开就不写；我们的规范更严，正文不出现任何个人姓名。

这几条在我们的写作规范里叫「红线」，碰到任何一条，稿子直接打回。外贸团队还应该把报价、交期、认证、客户名单写进禁区，并写明原因。

角色设定有用，但替代不了材料

很多模板一上来就是「你是一位有二十年经验的外贸专家」。角色有用：Anthropic 官方文档写明，在系统提示里设定角色，能让模型的行为和语气更贴合你的场景。

但角色影响的是行为和语气，不提供事实。它不知道你的客户上周说了什么、你的产品交期是多少，这些只能靠你给的材料。

所以功夫先花在背景、材料、格式、验收、禁区这五样上，角色是锦上添花；写的时候角色照常放在最前面，Gemini 文档也建议把角色定义放在提示开头。

任务单是一条条长出来的

我们的写手作业单不是一次写成的：除了照搬写作规范的条目，后来补进去的，大多来自独立审稿 AI 挑出的错法。

比如统计口径张冠李戴、第三方研究整句没写年份，被挑出来后都写进了作业单；后来又把七类常见错法整理成一节。

外贸团队也可以这样做：每次 AI 出错，别只改这一次的结果，把错法写回任务单。用上一段时间，这份任务单往往比照搬的模板好用。

第三站讲核查：AI 交回来的数字，怎么核才放心。

我的判断

提示词写不好，多半不是措辞的问题，而是没把新同事该知道的东西交代清楚：背景、材料、格式、验收和禁区，缺哪一样，AI 就在哪一样上自己补。

— LEOOO

常见问题

提示词要写多长？

没有固定长度，以五要素写全为准。判断标准是 Anthropic 文档里那条：把提示词拿给不了解情况的同事看，他能不能照着做；他会卡住的地方，就是还没写清楚的地方。

每次都要写全五要素吗？

重复的任务不用每次重写。把五要素写成一份固定的任务单，每次只换输入材料就行；真正每次要写的，是材料和这次的特殊要求，比如客户的行业。

角色设定还有没有用？

有用，但别只靠它。Anthropic 官方文档说，在系统提示里设定角色，能让模型的行为和语气更贴合场景。但角色不提供事实：功夫先花在背景、材料、格式、验收和禁区上，角色照常写在最前面。

AI 不按格式输出怎么办？

先检查格式要求是不是写成了能检查的条件，比如「三个小标题、每段不超过三句」，而不是「简洁一点」。还不行，就附 3 到 5 个彼此不同的示例，这是 Anthropic 文档的建议，让它照着示例的样子做。

禁区写多了，AI 会不会不敢写？

可能会更保守，但这正是你要的。禁区只写真正不能碰的东西，比如价格、未授权的客户名、查不到出处的数字，并写明原因；禁区之外写清楚可以发挥的部分，它就不容易因为怕犯错而缩手。

任务单能不能做成模板反复用？

能，而且应该。把任务单存成团队共享的文档，每次出错就把错法补进去。我们的写手作业单就是这样一轮轮补出来的，后来补进去的条目，大多对应一次真实出过的错。

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